IT-beheer
IT-beheer: wat is het en waarom heeft uw bedrijf het nodig?
Geschreven door het team van Teleservice ICT – ICT-beheerder voor het MKB in de regio Zuid-Holland, met ruim 35 jaar ervaring in IT-beheer en systeembeheer voor bedrijven.
Uw bedrijf draait op technologie: computers, netwerken, software en cloud-diensten. Maar wie zorgt ervoor dat alles blijft werken? Dat is precies wat IT-beheer inhoudt. In dit artikel leggen we uit wat IT-beheer is, wat het kost, en wanneer uitbesteden slimmer is dan het zelf doen.
Inhoudsopgave
Wat is IT-beheer precies?
IT-beheer, ook wel ICT-beheer of technologiebeheer genoemd, is het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat de technologie binnen uw bedrijf betrouwbaar, veilig en beschikbaar is. Het omvat het beheer en onderhoud van IT-systemen: van computers en servers tot netwerken, software en cloud-diensten. Een goede IT-beheerder zorgt dat alles blijft werken, zodat uw medewerkers ongestoord productief zijn.
Wat is ICT-beheer concreet voor MKB-bedrijven? Het omvat onder meer:
- Computers en laptops – werkend houden, updates installeren, problemen oplossen (werkplekbeheer)
- Netwerk en internet – zorgen dat de verbinding stabiel en veilig is
- Software en licenties – installeren, updaten en beheren van programma’s zoals Microsoft 365
- Beveiliging – bescherming tegen virussen, hackers en datalekken
- Backup en herstel – zorgen dat uw gegevens veilig zijn, ook bij calamiteiten
- Gebruikersondersteuning – helpen bij vragen en problemen van medewerkers
Wat is het verschil tussen IT en ICT?
De termen IT-beheer en ICT-beheer worden in de praktijk door elkaar gebruikt. Technisch gezien staat ICT voor Informatie- en Communicatietechnologie, wat breder is dan IT alleen. Voor MKB-bedrijven is er geen praktisch verschil: het gaat in beide gevallen om het beheer van uw volledige technologische omgeving.
Technisch beheer vs. functioneel beheer
Binnen IT-beheer wordt onderscheid gemaakt tussen technisch beheer en functioneel beheer. Technisch beheer richt zich op de infrastructuur: servers, netwerken, hardware en besturingssystemen. Functioneel beheer gaat over de software en applicaties die uw medewerkers dagelijks gebruiken, denk aan het inrichten van Microsoft 365, het beheren van toegangsrechten en het optimaliseren van werkprocessen.
Voor een goed werkende IT-omgeving heeft uw bedrijf beide vormen van beheer nodig. Bij IT-beheer voor ondernemingen worden technisch en functioneel beheer gecombineerd tot één samenhangend geheel.
Welke onderdelen vallen onder IT-beheer?
Professioneel IT-beheer bestaat uit meerdere disciplines die samen het beheer van IT-systemen binnen uw organisatie afdekken. Hieronder vindt u de belangrijkste onderdelen.
Netwerkbeheer
Beheer van uw bedrijfsnetwerk, internetverbindingen, Wi-Fi en firewalls. Zorgt dat uw medewerkers overal veilig kunnen werken.
Serverbeheer
Onderhoud en monitoring van uw servers, zowel fysiek als in de cloud. Inclusief updates, prestatie-optimalisatie en capaciteitsplanning.
Werkplek- en hardwarebeheer
IT-hardwarebeheer omvat laptops, desktops, printers en mobiele apparaten. Van installatie en configuratie tot vervanging en levenscyclusbeheer van al uw IT-hardware.
Beveiligingsbeheer
Bescherming van uw bedrijf tegen cyberdreigingen: firewalls, antivirussoftware, twee-factor authenticatie en beveiligingsupdates.
Backup en disaster recovery
Automatische back-ups van uw bedrijfsgegevens en een herstelplan voor calamiteiten. Zodat u nooit data verliest.
Helpdesk en ondersteuning
Eerstelijns ondersteuning voor uw medewerkers. Bij vragen of problemen is er altijd iemand bereikbaar die direct kan helpen.
Software- en licentiebeheer
Functioneel beheer van applicaties zoals Microsoft 365, ERP- en CRM-systemen. Inclusief licentie-administratie, updates en gebruikersbeheer.
Waarom is IT-beheer belangrijk voor uw bedrijf?
Technologie is voor vrijwel elk bedrijf een productiefactor geworden. Als uw systemen uitvallen, kan uw bedrijf niet werken. Goed IT-beheer voorkomt problemen en lost ze snel op wanneer ze toch optreden.
De risico’s van slecht of geen IT-beheer
Bedrijven die hun IT niet professioneel laten beheren, lopen aanzienlijke risico’s:
- Downtime – een gemiddelde MKB-storing kost al snel honderden euro’s per uur aan verloren productiviteit
- Datalekken – zonder goede beveiliging en updates bent u kwetsbaar voor cyberaanvallen en AVG-boetes
- Verloren gegevens – zonder backup-strategie is een harde schijf-crash of ransomware-aanval desastreus
- Inefficiëntie – verouderde systemen en software vertragen uw medewerkers dagelijks
- Onverwachte kosten – noodreparaties zijn drie tot vijf keer duurder dan preventief onderhoud
Proactief vs. reactief IT-beheer
Er is een fundamenteel verschil tussen proactief en reactief IT-beheer. Bij reactief beheer wordt er pas actie ondernomen als er iets stuk gaat. Bij proactief, of preventief beheer, worden problemen voorkomen door continue monitoring, preventief onderhoud en tijdige updates.
Preventief beheer kost structureel minder dan reactief beheer, omdat u minder storingen, minder noodgevallen en minder dataverlies heeft. De meeste professionele IT-beheerders werken daarom proactief: zij beheren en onderhouden uw IT-systemen continu, in plaats van pas in actie te komen bij een storing.
IT-beheer zelf doen of uitbesteden?
Een van de belangrijkste keuzes voor MKB-ondernemers is of u IT-beheer intern organiseert of uitbesteedt aan een externe partner. Beide opties hebben voor- en nadelen.
Intern IT-beheer
Voordelen
- Directe controle over uw IT-processen
- Uw IT-medewerker kent uw bedrijf door en door
- Fysiek aanwezig op kantoor
Nadelen
- Hoge kosten: een fulltime IT-medewerker kost minimaal 50.000 tot 70.000 euro per jaar (inclusief werkgeverslasten)
- Beperkte expertise: één persoon kan niet alles weten over netwerken, beveiliging, cloud en software
- Kwetsbaar bij ziekte, vakantie of vertrek
- Hoge investeringen in tools, licenties en opleidingen
Uitbesteed IT-beheer
Voordelen
- Toegang tot een compleet team van specialisten (netwerk, security, cloud, helpdesk)
- Voorspelbare maandelijkse kosten, geen verrassingen
- 24/7 monitoring en ondersteuning
- Altijd up-to-date met de nieuwste technologie en beveiligingsstandaarden
- Geen zorgen over ziekte, vakantie of personeelsverloop
Nadelen
- Minder directe controle over dagelijkse IT-werkzaamheden
- Afhankelijkheid van een externe partij
- Niet altijd fysiek op locatie (wel op afstand bereikbaar)
Wanneer is uitbesteden de beste keuze?
Voor de meeste MKB-bedrijven met 5 tot 100 werkplekken is uitbesteden de meest kostenefficiënte optie. U krijgt de expertise van een heel team voor een fractie van de kosten van een interne IT-afdeling. Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over de continuïteit bij ziekte of vertrek van een IT-medewerker.
Wat kost IT-beheer?
De kosten van IT-beheer variëren op basis van het aantal werkplekken, de complexiteit van uw omgeving en het gewenste serviceniveau. Hieronder vindt u een indicatie voor MKB-bedrijven in Nederland.
| Onderdeel | Indicatie per werkplek per maand |
|---|---|
| Basismonitoring en onderhoud | 25 – 50 euro |
| Volledig beheer (inclusief helpdesk) | 50 – 100 euro |
| All-in beheer (inclusief beveiliging en backup) | 75 – 150 euro |
| Interne IT-medewerker (fulltime) | 350 – 500 euro (omgerekend per werkplek bij 15 werkplekken) |
Omgerekend op jaarbasis kost een ICT-werkplek tussen de 600 en 1.800 euro per jaar, afhankelijk van het serviceniveau. Voor een bedrijf met 15 werkplekken komt dat neer op 9.000 tot 27.000 euro per jaar, ruim de helft minder dan een interne IT-medewerker.
Waarom is uitbesteden vaak goedkoper?
Een externe IT-beheerder bedient meerdere klanten en kan daardoor de kosten van specialisten, tools en licenties verdelen. Voor een MKB-bedrijf met 10 tot 20 werkplekken betaalt u doorgaans 750 tot 2.000 euro per maand voor volledig beheer. Dat is aanzienlijk minder dan een interne IT-medewerker, terwijl u toegang heeft tot meer expertise.
Verborgen kosten van geen IT-beheer
Veel ondernemers onderschatten de kosten van onvoldoende IT-beheer:
- Downtime: 500 tot 5.000 euro per uur, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte
- Datalekken: AVG-boetes kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet
- Noodreparaties: 3 tot 5 keer duurder dan preventief onderhoud
- Verloren productiviteit: medewerkers die 20 minuten per dag wachten op hun computer kosten u structureel geld
Checklist: heeft u uw IT-beheer op orde?
Gebruik deze checklist om te beoordelen of uw huidige IT-situatie op orde is. Kunt u niet overal “ja” op antwoorden? Dan is het verstandig om uw IT-beheer te laten doorlichten.
Beveiliging
- Alle computers en servers draaien de laatste beveiligingsupdates
- Er is antivirussoftware of endpoint protection geïnstalleerd
- Medewerkers gebruiken twee-factor authenticatie (2FA)
- Er is een firewall actief op het netwerk
Backup en continuïteit
- Er worden dagelijks automatische back-ups gemaakt
- Back-ups worden op een externe locatie of in de cloud bewaard
- Er is getest of back-ups daadwerkelijk terug te zetten zijn
- Er is een plan voor calamiteiten (disaster recovery)
Onderhoud en monitoring
- Systemen worden proactief gemonitord op storingen
- Software en besturingssystemen worden regelmatig bijgewerkt
- Hardware wordt tijdig vervangen (levenscyclus max. 4-5 jaar)
- Er is een vast aanspreekpunt voor IT-problemen
Strategie en groei
- Er is een IT-budget en een meerjarenplanning
- Uw IT kan meeschalen als uw bedrijf groeit
- Er is een overzicht van alle licenties en contracten
- Medewerkers krijgen ondersteuning bij het werken met IT-systemen
Wilt u weten hoe uw IT ervoor staat?
Teleservice ICT biedt een vrijblijvende IT-scan aan. Wij beoordelen uw huidige situatie en geven concreet advies over verbeterpunten. Zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen over IT-beheer
Wat kost IT-beheer voor een MKB-bedrijf?
De kosten van IT-beheer liggen doorgaans tussen de 50 en 150 euro per werkplek per maand, afhankelijk van het serviceniveau. Voor een bedrijf met 15 werkplekken betaalt u dan 750 tot 2.250 euro per maand. Dit is inclusief monitoring, onderhoud, helpdesk en beveiliging.
Wat doet een IT-beheerder precies?
Een IT-beheerder zorgt dat uw computers, netwerk en software betrouwbaar en veilig werken. Dit omvat het installeren van updates, het monitoren van systemen, het oplossen van storingen, het beheren van back-ups en het ondersteunen van medewerkers bij IT-vragen.
IT-beheer uitbesteden of zelf doen?
Voor de meeste MKB-bedrijven is uitbesteden voordeliger dan een interne IT-medewerker aannemen. U krijgt toegang tot een team van specialisten voor een lagere prijs, zonder zorgen over ziekte, vakantie of personeelsverloop. Uitbesteden is vooral interessant voor bedrijven met 5 tot 100 werkplekken.
Wat is het verschil tussen IT-beheer en systeembeheer?
Systeembeheer is een onderdeel van IT-beheer. Een systeembeheerder richt zich specifiek op servers, besturingssystemen en netwerken. IT-beheer is breder en omvat ook werkplekken, beveiliging, backup, helpdesk en IT-strategie.
Hoe kies ik een goede IT-beheerder?
Let op ervaring met MKB-bedrijven, certificeringen (zoals Microsoft Partner), reactietijden, beschikbaarheid en transparante prijzen. Vraag naar referenties en kijk of de partij proactief werkt in plaats van alleen reactief. Een goede IT-beheerder denkt mee over uw bedrijfsdoelen.
Wat is het verschil tussen technisch beheer en functioneel beheer?
Technisch beheer richt zich op de IT-infrastructuur: servers, netwerken, hardware en besturingssystemen. Functioneel beheer gaat over de applicaties en software die medewerkers dagelijks gebruiken, zoals het inrichten van Microsoft 365 en het beheren van toegangsrechten. Samen vormen ze het totale IT-beheer van uw organisatie.
Over Teleservice ICT
Teleservice ICT is uw ICT-afdeling in Capelle aan den IJssel. Wij bieden proactief ICT-beheer, cybersecurity en cloud-oplossingen voor het MKB in de regio Rotterdam, Den Haag en heel Zuid-Holland. Met onze "Vandaag bellen, morgen een oplossing" aanpak zorgen we dat uw IT altijd werkt, al sinds 1987.
Contact:
Tel: 088 – 833 00 80
E-mail: info@teleserviceict.nl
Adres: Molenbaan 30, 2908 LM Capelle aan den IJssel
