Microsoft Teams & Online Vergaderen
In een Teams meeting, net als in een normale presentatie, zijn duidelijkheid, structuur en het gebruik van hulpmiddelen essentieel. Het publiek en de voorzitter ontberen de normale terugkoppeling van non-verbale signalen en de techniek heeft zijn beperkingen. Hoe leid je dan effectief zo'n meeting in Microsoft Teams?
Herken je dit?
Veelal start een vergadering met chaos door technische problemen: mensen die geen verbinding krijgen, camera's en microfoons die niet werken, en collega's die door elkaar heen praten. Bij een Teams meeting hoort iedereen elkaar even hard - dat wordt al snel een kakofonie van geluid.
Aangezien online vergaderen nu een groot deel van onze werkomgeving is (en waarschijnlijk ook blijft), is het essentieel om te weten hoe je hierin de leiding kunt nemen. Wat nu als je een grote presentatie hebt?
Wij geven hier praktische tips hoe je het makkelijker maakt voor jezelf en de controle houdt over de vergadering. Dat maakt het voor iedereen een overzichtelijke en effectieve vergadering!
In dit artikel behandelen we:
1. Stel Duidelijke Spelregels voor je Teams Vergadering
De eerste stap naar een succesvolle Teams meeting is het stellen van duidelijke verwachtingen. Leg aan iedereen in de vergadering uit wat er gaat gebeuren, benoem de spelregels en maak duidelijk wat je van je collega's verwacht.
Waarom spelregels zo belangrijk zijn
Zonder duidelijke afspraken ontstaat er chaos: mensen praten door elkaar, microfoons staan onnodig aan met storende achtergrondgeluiden, en deelnemers weten niet wanneer ze vragen kunnen stellen. Spelregels creëren structuur en professionaliteit.
Essentiële spelregels voor Teams meetings
Microfoon op mute
Iedereen staat standaard op mute, zodat er geen storende geluiden van andere omgevingen bijkomen. Demute jezelf alleen als je aan het woord bent.
Camera gebruik
Beperk het gebruik van camera's tot het noodzakelijke. Video levert veel dataverkeer en kan verstoringen veroorzaken. Voor een presentatie is camera vaak niet nodig.
Reacties en signalen
Wijs van tevoren op de Teams-reacties: hand opsteken, applaus, duimen omhoog. Leg uit hoe en wanneer je vragen wilt krijgen.
Structuur en pauzes
Bespreek de structuur van de vergadering inclusief pauzeplanning. Dit wordt door deelnemers zeer gewaardeerd.
Communiceer de spelregels effectief
Begin elke meeting met een korte introductie waarin je de spelregels herhaalt, ook als je regelmatig met dezelfde groep vergadert. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat nieuwe deelnemers direct op de hoogte zijn.
Praktijktip: Maak een standaard opening
Creëer een standaard openingsslide of -script met de belangrijkste spelregels. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie. Bijvoorbeeld:
- "Welkom! Zet je microfoon op mute tenzij je praat"
- "Gebruik de hand-opsteken functie voor vragen"
- "We nemen een pauze om 10:30 uur"
- "Deze vergadering wordt opgenomen"
Problemen met Teams of andere Microsoft 365 tools?
Teleservice ICT helpt je met alle ICT-uitdagingen
2. Neem je Teams Vergadering Op voor Later
Herken je dit? Je hebt net je vergadering gehad, maar bent alweer vergeten wat je collega precies heeft gezegd. Wat waren ook alweer de actiepunten? In plaats van snel even terugvragen (wat online een grotere drempel heeft), is er een simpele oplossing.
Voordelen van vergaderingen opnemen
- Niets missen: Ook mensen die afwezig waren kunnen de vergadering terugkijken
- Actiepunten nakijken: Controleer belangrijke beslissingen en afspraken achteraf
- Training materiaal: Gebruik opnames voor onboarding van nieuwe medewerkers
- Juridische documentatie: Bewijs van wat er besproken en besloten is
- Beter luisteren: Je hoeft niet alles te noteren, focus op het gesprek
Hoe neem je een Teams meeting op?
- Start de opname: Klik tijdens de vergadering op de drie puntjes rechtsboven en selecteer "Start opname"
- Melding: Alle deelnemers krijgen een bericht dat de vergadering wordt opgenomen. Er verschijnt een rood cirkeltje bovenin
- Pauzeren: Gebruik de pauze en stop-knoppen als er onderdelen zijn die niet vastgelegd hoeven worden (koffiepauze)
- Automatisch opslaan: Na de vergadering wordt de opname automatisch opgeslagen in MP4-formaat
- Delen: Het bestand is beschikbaar via Teams en kan gedeeld worden met collega's
Belangrijk: Vraag altijd toestemming
Vraag vooraf of iedereen instemt met het opnemen van de vergadering. Dit is niet alleen een kwestie van beleefdheid, maar in sommige gevallen ook wettelijk verplicht vanwege privacy-wetgeving (AVG).
Teams Notulen: Een alternatief voor opnames
Overigens kent Teams voor de notulist de optie notulen. Hier kunnen kernpunten, actiepunten en belangrijke beslissingen worden genoteerd tijdens de vergadering. Notulen worden na de vergadering automatisch gedeeld met alle deelnemers en zijn sneller te scannen dan een volledige video-opname.
Combineer opname met notulen
Voor optimale documentatie: gebruik notulen voor de belangrijkste punten (snel te raadplegen) en een opname voor de volledige context. Verwijs in de notulen naar het tijdstip in de opname voor specifieke discussies.
3. Maak Gebruik van Interactieve Tools (Poll, Whiteboard, Q&A)
In een vergadering op kantoor zijn er veel hulpmiddelen om je meeting interactief te maken en informatie duidelijk over te brengen. Online zitten er minder beperkingen in dan je denkt! Microsoft Teams biedt krachtige tools die je vergaderingen naar een hoger niveau tillen.
Hoe activeer je interactieve tools?
Klik tijdens de vergadering op de knop "Huidige inhoud" en selecteer "Meer". Hier kun je kiezen uit Poll, Whiteboard of Q&A.
Whiteboard
Een wit scherm waar je kunt tekenen met pen, gum en markeerstift. Ideaal voor visuele uitleg, brainstormsessies en processchema's.
Poll
Maak snel een enquête met meerdere keuzes. Perfect voor stemrondes, meningen peilen of beslissingen nemen.
Q&A
De chat wordt een vraag-antwoord systeem. Deelnemers stellen vragen die je later kunt beantwoorden zonder de flow te onderbreken.
Het Online Whiteboard: Visueel Samenwerken
Als je de optie whiteboard kiest, opent er een wit scherm in de vergadering van iedereen. Hierin kun je verschillende annotatieopties kiezen zoals pen, gum en markeerstift.
Tips voor whiteboard gebruik
- Oefen van tevoren: Tekenen met een muis is wennen. Overweeg een tekentablet of stylus
- Gebruik templates: Teams Whiteboard heeft ingebouwde templates voor brainstormen, SWOT-analyses, etc.
- Samenwerken: Meerdere personen kunnen tegelijk tekenen en schrijven
- Opslaan: Het whiteboard wordt automatisch opgeslagen en kan later worden geraadpleegd
Polls: Snel en Effectief Peilen
Bij het selecteren van de poll-optie wordt er een enquête aangemaakt. Je kunt de naam van je peiling en verschillende opties creëren voor je collega's om te kiezen. Deze peiling wordt aan iedereen zichtbaar en men kan direct een keuze maken.
Gebruik cases voor polls
- Stemmen over beslissingen ("Welke datum voor het volgende overleg?")
- Meningen peilen ("Hoe tevreden zijn jullie met het huidige proces?")
- Quiz vragen tijdens trainingen
- Prioriteiten bepalen ("Welk project pakken we eerst aan?")
Q&A: Persoonlijke Vraag- en Antwoordsessie
Kies je de optie Q&A, dan wordt de standaard chat omgetoverd in een vraag- en antwoordsysteem. Als iemand een vraag stelt, ontvang je een melding. Hierdoor kunnen mensen rustig vragen stellen zonder de presentatie te onderbreken.
Deze vragen hoef je niet direct te beantwoorden - je kunt ze ook later in de vergadering bekijken en beantwoorden. Er ontstaat een duidelijke vragenlijst met antwoorden onder elke vraag, perfect voor grotere presentaties.
Pro tip: Combineer tools voor maximale impact
Start je presentatie met een poll om het ijs te breken ("Hoe gaat het vandaag?"), gebruik het whiteboard voor uitleg, schakel daarna over naar Q&A voor vragen, en sluit af met een poll om feedback te verzamelen. Deze afwisseling houdt de aandacht vast.
4. Presenteer Professioneel met PowerPoint in Teams
Microsoft Teams heeft een naadloze integratie met PowerPoint! Je kunt makkelijk je PowerPoint presenteren zonder dat het je hele scherm in beslag neemt. Dit geeft een professionelere uitstraling en betere controle.
PowerPoint presenteren in Teams: Stap voor stap
- Open je PowerPoint presentatie
- Ga naar de tab "Diavoorstelling"
- Klik op "Presenteren online"
- Selecteer "Microsoft Teams"
- Kies de vergadering waarin je wilt presenteren
- Je presentatie wordt nu gedeeld - wissel van slide met de pijltjestoetsen
- Klik op "Stop" om te beëindigen
Voordelen van PowerPoint integratie in Teams
- Geen volledig scherm: Je blijft de chat en deelnemers zien
- Presenter view: Jij ziet je notities, deelnemers alleen de slides
- Soepel navigeren: Spring makkelijk naar specifieke slides
- Samen presenteren: Geef de presentatie over aan een collega zonder schermwisseling
- Automatisch opslaan: Als je de vergadering opneemt, is de presentatie mee opgenomen
Alternatief: PowerPoint Live in Teams
Teams heeft ook PowerPoint Live - een speciale presentatiemodus waarbij:
- Deelnemers door de slides kunnen bladeren in hun eigen tempo
- Je real-time ziet welke slide mensen bekijken
- Deelnemers kunnen slides waar ze vragen over hebben markeren
- Toegankelijkheidsopties zoals ondertiteling automatisch werken
Activeer dit via: Deel inhoud > PowerPoint Live > Selecteer je bestand
Best practices voor presenteren in Teams
- Test van tevoren: Controleer of je PowerPoint correct wordt weergegeven
- Optimaliseer slides: Gebruik grote lettertypen en hoge contrasten voor leesbaarheid
- Beperk animaties: Complexe animaties kunnen hakkelen bij trage verbindingen
- Deel het van tevoren: Stuur de presentatie vooraf naar deelnemers als naslagwerk
- Gebruik een tweede scherm: Zie je notities op één scherm, de vergadering op de ander
Extra Tips voor Soepele Teams Meetings
Test je techniek
Start 10 minuten eerder en test je camera, microfoon en internetverbinding. Niets is zo onprofessioneel als technische chaos aan het begin.
Goede verlichting
Zorg voor licht van voren (niet van achter). Dit maakt je beter zichtbaar en professioneler. Een raambehang kan wonders doen.
Achtergrondblur
Gebruik achtergrondvervaging of een neutrale virtuele achtergrond om afleidingen te minimaliseren.
Headset gebruiken
Een goede headset met microfoon geeft veel betere audiokwaliteit dan laptop speakers. Investeer in een degelijke headset.
Oogcontact maken
Kijk naar je camera (niet naar het scherm) als je praat. Dit simuleert oogcontact en voelt persoonlijker.
Breaks inplannen
Plan bij lange meetings elke 45-60 minuten een pauze van 5-10 minuten. Online vergaderen is vermoeiender dan fysiek.
De rol van ICT-ondersteuning
Met professionele ICT-ondersteuning kun je je vergaderingen veel beter begeleiden. Als er een probleem optreedt - de Teams meeting loopt vast, de wifi valt uit, scherm delen werkt niet - moet je direct een oplossing kunnen krijgen.
Wij bij Teleservice ICT bieden deze garantie. Als jouw ICT niet meewerkt, kun je ons altijd bellen. We zorgen dat je techniek werkt zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is: je vergadering en je collega's.
Veelgestelde Vragen over Teams Vergaderingen Leiden
Kan ik een Teams meeting opnemen als ik niet de organisator ben?
Ja, maar alleen als de organisator je de juiste rechten heeft gegeven. Standaard kunnen organisatoren en presentatoren opnames starten. Deelnemers hebben deze mogelijkheid niet, tenzij de organisator dit expliciet toestaat in de meeting opties.
Hoelang blijven opnames van Teams meetings beschikbaar?
Opnames worden standaard opgeslagen in OneDrive of SharePoint en blijven beschikbaar volgens het bewaarbeleid van je organisatie. Vaak is dit 60-120 dagen, maar dit kan door je IT-afdeling worden aangepast. Download belangrijke opnames altijd lokaal als je ze langer wil bewaren.
Kunnen deelnemers zien wat ik op mijn scherm doe als ik niet aan het delen ben?
Nee, absoluut niet. Deelnemers zien alleen wat je expliciet deelt via "Scherm delen". Je andere vensters, bestanden en browser tabs blijven privé. Zorg er wel voor dat je geen gevoelige informatie zichtbaar hebt voordat je je scherm deelt.
Hoeveel deelnemers kan een Teams meeting maximaal hebben?
Een standaard Teams meeting kan tot 1.000 deelnemers hebben. Voor grotere events (tot 20.000 kijkers) kun je Teams Live Events gebruiken. Let op: bij meer dan 50 deelnemers met camera kan de prestatie afnemen.
Wat moet ik doen als iemand storend gedrag vertoont in de meeting?
Als organisator of presenter kun je:
- De persoon op mute zetten (klik op hun naam > Deelnemer dempen)
- Hun camera uitschakelen als ze ongepaste beelden delen
- Hun delen-rechten intrekken via meeting opties
- In extreme gevallen: de persoon verwijderen uit de meeting
Kan ik een Teams meeting vooraf inplannen met alle tools al geactiveerd?
Ja! Wanneer je een meeting plant via Teams of Outlook, kun je in de meeting opties al verschillende instellingen configureren: automatisch opname starten, Q&A activeren, chat uitschakelen, deelnemers automatisch dempen, etc. Dit bespaart tijd tijdens de meeting zelf.
Werkt Teams goed bij slechte internetverbinding?
Teams past zich automatisch aan aan je bandbreedte, maar minimaal 1-2 Mbps is nodig voor een redelijke ervaring. Bij slechte verbinding: schakel je camera uit (bespaart 80% bandbreedte), sluit andere programma's en overweeg ethernet in plaats van wifi. Teams heeft ook een "bespaar bandbreedte" modus in de instellingen.
Hulp nodig met Microsoft Teams of Microsoft 365?
Teleservice ICT helpt MKB-bedrijven met alle Microsoft 365 vraagstukken. Van configuratie tot training, van troubleshooting tot optimalisatie - wij zorgen dat je Teams soepel draait.
Teleservice ICT - Molenbaan 30, 2908 LM Capelle aan den IJssel
E-mail: info@teleserviceict.nl
Gerelateerde Artikelen
6 Tips voor Microsoft Teams
Ontdek handige tips om meer uit Microsoft Teams te halen voor je dagelijkse werk.
Lees meer →Microsoft Teams Tutorial
Een complete gids voor beginners en gevorderden in Microsoft Teams.
Lees meer →Teams Vergadering Zonder Problemen
Voorkom technische problemen en zorg voor soepele Teams meetings.
Lees meer →Conclusie: Word een Pro in Teams Meetings Leiden
Online vergaderen is gekomen om te blijven. Met de juiste voorbereiding, duidelijke spelregels en de krachtige tools die Microsoft Teams biedt, kun je professionele en effectieve vergaderingen leiden die net zo goed zijn als fysieke meetings - of zelfs beter!
De vier hoofdprincipes zijn simpel:
- Stel duidelijke spelregels - creëer structuur en verwachtingen
- Neem op voor later - niemand hoeft iets te missen
- Maak het interactief - gebruik Poll, Whiteboard en Q&A
- Presenteer professioneel - gebruik PowerPoint integratie
Met deze tips in je achterzak en goede ICT-ondersteuning van Teleservice ICT, ben je klaar om elke Teams meeting met vertrouwen te leiden!
Over Teleservice ICT
Teleservice ICT is uw ICT-partner in Capelle aan den IJssel. Wij bieden proactief ICT-beheer, Microsoft 365 ondersteuning en cloud-oplossingen voor het MKB in Zuid-Holland. "Vandaag bellen, morgen een oplossing" - dat is onze belofte.
Contact:
Tel: 088 – 833 00 80
E-mail: info@teleserviceict.nl
Adres: Molenbaan 30, 2908 LM Capelle aan den IJssel
