Inmiddels kennen we het allemaal. De Microsoft Teams die niet meewerkt. De zoveelste keer dat iemand zijn microfoon het niet doet. De mensen die door elkaar heen praten en niet te verstaan zijn. Het online vergaderen is een onderdeel van het nieuwe werken geworden. Nu na ruim een jaar ervaring te hebben zou je zeggen dat die online vergaderingen wat soepeler kunnen lopen.
Om het online vergaderleven op Teams wat meer kwaliteit te geven hebben we hier vijf dingen die je kan toepassen om jouw online meetings beter te laten lopen. Zo werk je efficiënter en wordt het online vergaderen minder een lastpost en meer een tool voor makkelijk communiceren.
1. Op tijd aanwezig zijn in Teams
Het begin van de online meeting is het moment met de meeste kans op chaos. Mensen willen er zeker van zijn dat alle apparatuur werkt, dat de verbinding goed is of dat ze überhaupt de Teams meeting in kunnen komen.
Om al deze stappen voor te zijn, kun je het beste een kwartier voor het begin van de Teamsvergadering een inloop moment inplannen. 15 minuten is genoeg tijd om eventuele technische problemen op te lossen. Zo kan de microfoon getest worden, de verbinding met zekerheid gemaakt worden en is iedereen aanwezig op het tijdstip dat de Teams meeting moet beginnen.
Zie het als een klein stukje ‘online reistijd’; normaal moet je ook naar een locatie reizen, of dat nu op kantoor of bij een klant is.
Zo voorkom je frustratie en kun je de chaos voor zijn zodra je wilt beginnen met productief werken en communiceren via Microsoft Teams.
2. In Teams kun je je hand opsteken, doe dat!
Tijdens een vergadering kun je nog wel eens onderbroken worden als er iets niet duidelijk is. Mensen kunnen hun hand opsteken om aan te geven dat ze een vraag hebben. Offline is het niet altijd een probleem als iemand beleefd onderbroken wordt.
Bij online vergaderen werkt dat niet zo vloeiend, zoals je misschien gemerkt hebt. Zodra je niet meer op mute staat komt elk geluid op hetzelfde volume naar voren. Zo is onderbreken voor een vraag niet meer beleefd maar direct en kan het storen.
Nu heeft Microsoft Teams een feature die daar een oplossing voor biedt. In een vergadering heb je de mogelijkheid om een virtuele hand op te steken. Zo krijgt iedereen, ook de spreker, een melding dat er iets gezegd moet worden of dat iemand een vraag wilt stellen.
Door deze subtiele hint wordt de vergadering niet direct verstoord en voorkom je dat meerdere mensen door de microfoon heen toeteren. Minder chaos zorgt zo voor een efficiëntere vergadering. Dat maakt jouw online vergaderingen productiever en leuker.
Meer weten over hoe je online productiever kan werken? Lees hier over wat goede ICT voor jou kan betekenen.
3. Stuur een Teams meeting reminder
Bij offline vergaderen hebben we allemaal wel eens meegemaakt dat iemand te laat is. Dat kan door de reistijd zijn, door drukte of omdat het niet in de agenda is gezet.
Bij online meetings in Teams is dat niet anders. Mensen stromen te laat binnen en verstoren de Teamsvergadering, dan komen de technische problemen nog niet eens om het hoekje kijken. Zo’n verstoring is niet alleen vervelend voor de persoon zelf, maar ook voor de rest van de collega’s in de meeting of zelfs voor de klant.
Nu kan je met de Microsoft online omgeving, waarvan Teams een onderdeel is, een reminder sturen over de meeting. Zo krijgen alle betrokkenen van tevoren een pushbericht over de vergadering. Zelfs als iemand het niet in zijn agenda heeft staan, komt er nog een herinnering binnen.
Dit gaat mooi hand in hand met het kwartiertje van tevoren aanwezig zijn. Door 15 minuten van tevoren nog een melding te ontvangen, zorg je er meteen voor dat mensen alvast kunnen inloggen en alles klaar kunnen zetten. Zo verzorg je een soepele Teamsmeeting die de productiviteit van de vergadering stimuleert.
4. Online Teams vergaderingen langer dan 45 minuten hebben pauzes nodig
Iedereen weet dat te lang naar een scherm staren niet gezond voor een mens kan zijn. Continu de focus houden op die monitor met blauw licht, terwijl je langzaam onderuitzakt op je bureaustoel, is niet wat je aan iemand zou toewensen. Toch gebeurt het vaak, bij ons ook, dat er soms urenlang naar dat scherm gestaard moet worden.
Een mooie vuistregel die je kunt toepassen om deze problemen te voorkomen is het inplannen van pauzes. Voor elke 45 minuten online vergaderen moet minstens 10 minuten beweegpauze gepland worden. Even de tijd om de benen te strekken, koffie te halen of in ieder geval even iets anders doen dan naar je scherm staren helpt niet alleen tegen fysieke gezondheid, maar ook mentaal. Minder frustratie, meer focus en een gezelligere sfeer.
5. Teams vergaderingen lopen uit, plan dat in
Als je alle tips uit deze lijst hebt toegepast, wil het nog steeds wel eens gebeuren dat er onvoorziene problemen optreden. Hoe soepel je je Teamsvergadering ook wilt laten lopen, ICT-storingen of problemen komen altijd op het verkeerde moment. Daar kun je je ook op voorbereiden.
Hier is vooral de tip dat je je Teamsvergaderingen niet te strak achter elkaar plant. Als er dan ICT-problemen optreden en je eerste Teams meeting uitloopt, kan je tweede meeting daarvan last hebben. Op de minuut inplannen ziet er heel mooi uit op papier, maar werkt niet bij online vergaderen.
Met de juiste ICT-oplossing zijn de meeste van dit soort problemen te voorkomen. Nu is het niet mogelijk om honderd procent van de problemen te voorkomen, maar met de juiste ICT-afdeling kun je ver komen. Zelfs als er dan een probleem optreedt, moet je direct een oplossing kunnen krijgen. Wij bij Teleservice ICT bieden deze garantie. Als jouw ICT niet meewerkt, de hele Teams meeting vastloopt of de wifi eruit ligt, kun je ons altijd bellen.
Meer weten over waarom je ons altijd kunt bellen? Probeer het eens.