In tijden van digitalisering krijgen we steeds meer bestanden. De mail, alle bijlagen, de offertes, foto’s, rapporten etc. etc. Geen enkel bedrijf kan inmiddels meer zonder zijn bestanden. Het werken met de computer levert veel voordelen op het gebied van productiviteit. Echter het werken met bestanden brengt ook risico’s met zich mee. Want een paar enen en nullen op die computer kunnen net zo makkelijk verloren gaan als dat ze aangemaakt worden.
Vandaar dat we weten dat het belangrijk is om back-ups te maken. Een veiligheidskopie om te voorkomen dat bestanden, en daarmee vitale bedrijfsgegevens verloren gaan. Dit doet ieder op zijn eigen manier. We komen in de praktijk veel tegen. En daarbij wordt de back-up verkeerd opgezet, met helaas vaak desastreuze gevolgen.
Laten we het daarom eens over de back-up hebben.
Laten we eens beginnen met het belangrijkste: Waaraan moet een back-up voldoen.
Een back-up is een kopie van de belangrijke bedrijfsbestanden. Hij moet voldoen aan twee belangrijke condities:
- Er moet sprake zijn van een geografische scheiding. De back-up moet op een andere locatie liggen dan waar de gegevens zelf staan. De harde schijf op kantoor gaat bij een brand immers ook verloren.
- Er moet sprake zijn van een scheiding in tijd. Je moet dus terug kunnen gaan naar een bepaald moment in de tijd, bijvoorbeeld naar het punt vlak voordat je dat ene belangrijke bestand per ongeluk verwijderde en dit niet in de gaten had.
Bij een back-up is dus sprake van het beschermen van de belangrijke bedrijfsbestanden. Daar staat dus niet alle bedrijfsbestanden. De oudere bestanden die niet of zelden nodig zijn kunnen het beste in een archief geplaatst worden (met ook hier een back-up van natuurlijk). Een archief is vaak veel goedkoper en bespaart kosten als deze niet meeloopt in de reguliere back-up.
Nu weten we wat een Backup is, wat moeten we nog meer weten?
Bij opzetten van een goed Backup systeem is het goed om bepaalde termen te kennen. Welke termen moet je weten en waar kun je rekening mee houden? Hier een lijst van de meest voorkomende termen waar je bij stil moet staan.
-
Retentieperiode
-
Cloud vs. Eigen beheer
-
Recovery bij een defect
-
Recovery drill
-
Back-upbeleid
-
Clonen van een schijf
-
Versleuteling
Retentieperiode: Hoe ver kan je terug in de tijd met je backup?
De retentie periode geeft eigenlijk aan tot hoe ver je in de tijd je gegevens terug kan halen. Als je met 2 harde schijven werkt die je dagelijks wisselt, en hier alle bestanden naar kopieert (het komt echt voor) dan heb je een retentie tijd van 1 a 2 dagen.
Met de retentieperiode moet je dus rekening houden met hoe ver je terug in de tijd wilt kunnen gaan. Ook bij verzekeringen zijn hier nog wel eens bepaalde eisen aan gesteld. Let er dus op dat je retentieperiode niet te kort is.
Cloud vs. Eigen beheer: Wat werkt beter bij het maken van Backups?
In vroeger tijden werd veelal gewerkt met tapes. In de tegenwoordige tijd wordt veelal gewerkt met Cloud back-up producten. De gegevens worden in rekencentra opgeslagen bij de aanbieder van het product. Dit is zeer veilig, doch er wordt per hoeveelheid opslag afgerekend. Zorg dus voor beperking hiervan door het opzetten van een archief. Een archief helpt je met de verdeling tussen noodzakelijke bestanden die op regelmatige basis gebruikt moeten worden en de bestanden die je maar eens in de zoveel tijd nodig hebt. Die niet noodzakelijke bestanden kun je het beste in een archief zetten om kosten en data te besparen.
De cloud voorkomt dat je met losse harde schijven zit. Er is altijd een backup beschikbaar en bestanden kunnen makkelijk op verschillende apparaten teruggevonden worden.
Recovery bij een defect: Je backups kunnen kapot…
Als er toch een keer wat verloren gaat (bijvoorbeeld door een calamiteit of een versleuteling door een cyber crimineel) kun je bestanden terughalen. Dat heet een recovery.
Als je bestanden toch in eigen beheer neemt wil het nog wel eens zo zijn dat een schijf kapotgaat. Dit betekent dat de bestanden ook niet meer werken. Toch is het mogelijk om (met wat extra moeite) bestanden terug te vinden. Recovery is niet de beste manier om je bestanden terug te krijgen. Vandaar dat een juist backup systeem veel tijd en problemen kan voorkomen.
Recovery drill: Kan je je backups wel gebruiken?
Het maken van een back-up is goed, doch wordt het vaak vergeten om te kijken of je werkelijk een recovery kan uitvoeren. Om hier zeker van te zijn is het belangrijk om Recovery Drills toe te passen. Hier zet op vaste tijden een test/oefening uit om te kijken of het daadwerkelijk mogelijk is om terug te stappen naar een backup.
Dit is volledig in het kader van proactief beheer. Voorkomen is beter dan bestrijden. In de wereld van IT (en in de echte wereld ook) wil je goed voorbereid zijn op problemen die kunnen voorkomen. Zodra er een probleem met je bestanden optreed wil je goed voorbereid zijn.
Backupbeleid: weet wat je moet doen met je backups
Weet je wat je moet doen als er gevraagd wordt om een backup te maken? Welke middelen moet je inzetten? Welke bestanden moeten naar het archief en welke naar de cloud? Wat is de retentieperiode? Wie is er verantwoordelijk?
Dit leg je vast in je backupbeleid. Steeds vaker wordt het door verzekeringen, accountants en andere instanties geëist om een backupbeleid te hebben. De schade die kan optreden bij een probleem is anders te groot en kan niet vergoed worden.
Zorg dus als organisatie dat er een backupbeleid geschreven is waar duidelijk is aangegeven hoe er backups worden gemaakt, welk systeem er gebruikt moet worden en wanneer er tests uitgevoerd worden.
Clonen van een schijf
Als er nog met fysieke backups wordt gewerkt is het handig om op meerdere plekken een schijf neer te leggen. Het clonen van een schijf betekent het maken van een exacte kopie van de ene schijf op een andere. Zo wordt het risico van problemen met bestanden ingeperkt.
Een geclonede schijf kan een kapotte hard disc vervangen. Dit is ook een onderdeel wat je in het backupbeleid kunt meenemen. Alles voor een veilige manier van werken met je bestanden.
Versleuteling: Niet iedereen hoeft je bestanden te lezen
Op een normale harde schijf kan iedereen bij de bestanden die op de schijf staan zodra ze verbinding maken met de schijf. Om gegevens en bestanden te beschermen kun je een versleuteling aan alle bestanden toevoegen. Dit betekent dat je een wachtwoord toevoegt aan je harde schijf. Alleen mensen met het wachtwoord (de sleutel) kunnen bij de bestanden.
Zo kunnen alleen de juiste mensen de bestanden lezen. Criminelen krijgen geen toegang en je kunt zelfs zelf je toegang verliezen als je je sleutel verliest. Vergeet het wachtwoord dus niet!
Hoe zorg je dat je een goed backup systeem hebt?
We hebben nu uitgelegd welke aspecten er allemaal bij komen kijken wil je een veilig backup systeem bouwen. Toch kan het overweldigend overkomen. Dat kan gebeuren, het is niet altijd even makkelijk om zorgeloos zo’n systeem op te zetten.
Gelukkig kunnen wij daar van dienst zijn. Onze filosofie focust zich op het voorkomen van problemen en persoonlijke zorg. ICT is een productiefactor, je wilt niet dat de fabriek stilstaat.
Neem daarom vrijblijvend contact op, dan kunnen we samen eens kijken welke manier voor jouw organisatie werkt. We helpen graag.